ONDERNEMING EFI /
Handige checklist rond jaarinformatie OR
TEKST Frank Cosaert | FOTO Rudi Van Beeck | Leestijd: 5 minuten
/Welke documenten moeten werknemersafgevaardigden OR ontvangen bij de jaarinformatie?
In alle ondernemingen met een Ondernemingsraad (vennootschappen, verenigingen, …) moet het ondernemingshoofd elk jaar 15 dagen vóór de speciale vergadering over de jaarinformatie de volgende informatie bezorgen aan de ondernemingsraad. Je kan in de checklist aanvinken of je de betreffende documenten of informatie wel degelijk hebt gekregen.
Informatie van onderneming zelf
• Een geschreven verslag waarin de wijzigingen aan de basisinformatie worden toegelicht (zoals beschreven in de artikels 4 tot 14 van het KB van 27.11.1973).
• De jaarrekening: deze omvat de balans, de resultatenrekening, de toelichting en de sociale balans.
• De sociale balans: deze bevat gegevens over het aantal werknemers volgens het werkregime, het aantal gewerkte uren, personeelskosten, personeelsbewegingen, interimmers en opleidingsinitiatieven. Deze gegevens zijn opgesplitst naar geslacht.
• Het jaarverslag of het verslag van de raad van bestuur aan de aandeelhouders waarin de raad van bestuur rekenschap geeft van zijn beleid.
• Het controleverslag van de commissaris (bedrijfsrevisor) waarin deze verklaart of de jaarrekening een getrouw beeld geeft van de toestand van de onderneming.
• Het certificeringsverslag van de commissaris (bedrijfsrevisor) waarin deze aanduidt of de totale jaarinformatie van de ondernemingsraad volledig is en juist is (art 3:83 §2 Wetboek Vennootschappen en Verenigingen).
• De verklaring en ontleding door de commissaris (bedrijfsrevisor) waarin deze een financiële analyse maakt van de onderneming en deze toelicht aan de ondernemingsraad (art 3:83 §3 Wetboek Vennootschappen en Verenigingen).
• Wanneer de gegevens van de resultatenrekening per onderdeel worden opgemaakt, moeten deze ook worden gegeven (art. 22 van het KB van 27.11.1973). Een onderdeel van de onderneming is een afdeling die een zekere graad van onafhankelijkheid heeft, zoals bv. een eigen budget. Wat een onderdeel is wordt bepaald door de Ondernemingsraad.
• Indien toepasselijk, een verslag over de overheidshulp: zowel de fiscale en financiële aanmoedigingsmaat-regelen (rentetoelagen, kapitaalpremies, subsidies) als de maatregelen ter vermindering van de socialezekerheidsbijdragen.
• De jaarlijkse inlichtingen volgens cao nr. 9 van 9.03.1972 over de structuur van de tewerkstelling (volgens geslacht, leeftijdsgroep, beroepsklasse, …), de evolutie van de tewerkstelling (intredes, uittredes, mutaties), de tewerkstellingsvooruitzichten voor het komende jaar en inlichtingen over de genomen of geplande sociale maatregelen inzake tewerkstelling.
• De RSZ-fiche (trillium): deze fiche met gegevens over de tewerkstellingsmaatregelen die onderworpen zijn aan de RSZ wordt door de RSZ elk jaar aan de onderneming gestuurd tussen 1 februari en 10 maart en moet ook aan de Ondernemingsraad worden bezorgd. Je vindt er per categorie de RSZ-verminderingen waarvan de onderneming kon genieten.
Informatie over groep
Als de onderneming behoort tot een groep, dan moet ze ook informatie geven over die groep. Het gaat om volgende informatie:
• de geconsolideerde jaarrekening:
balans, resultatenrekening en toelichting.
• het geconsolideerde jaarverslag: het verslag van de raad van bestuur aan de algemene vergadering van aandeelhouders met commentaar over de geconsolideerde jaarrekening.
• het geconsolideerde controleverslag van de commissaris (bedrijfsrevisor) over de geconsolideerde jaarrekening.
Nog volgens het KB EFI van 27.11.1973 (art. 5,8 en 11) moet de ondernemingsraad met betrekking tot de groep waartoe zij behoort informatie bekomen over de statuten, over de financiële structuur en vooral over het programma en de algemene toekomstverwachtingen. Artikel 3 van hetzelfde KB zegt bovendien dat de informatie moet toelaten om de onderneming te situeren in het ruimere kader van de economische of financiële groep waartoe de onderneming behoort. Het is van groot belang te weten hoe de groep het doet omdat dit een grote impact kan hebben op de onderneming zelf.
In principe moeten deze geconsolideerde gegevens op hetzelfde moment worden gegeven als de statutaire Belgische jaarrekening. Dit is vooral interessant om de volledige analyse te kunnen doen en de onderneming in de groep te kaderen. Vaak worden deze geconsolideerde gegevens echter pas enkele maanden later (of zelfs niet) bezorgd, vaak met loze argumenten. Het komt er dus op aan om hierop aan te dringen en er zeker op toe te zien dat je die informatie over de groep, die steeds belangrijker wordt, tijdig en zo volledig mogelijk krijgt, zodat je die tijdens dezelfde Ondernemingsraad kan bespreken.
Rol bedrijfsrevisor
Het is de taak van de bedrijfsrevisor om deze informatie te controleren en in de ondernemingsraad uit te leggen in mensentaal. Het is dan ook aangewezen om de bedrijfsrevisor aan te spreken en uit te nodigen op voorbereidende EFI-vergaderingen. Ga ook na wat de mandaatsperiode is van de huidige bedrijfsrevisor. Die vind je op de eerste bladzijden van de jaarrekening. Als er een nieuwe bedrijfsrevisor moet worden aangesteld, nodig die uit op de ondernemingsraad. De bedrijfsrevisor is verplicht om zich voor te stellen en kritische vragen te beantwoorden. Als je als militant twijfelt over de juiste ingesteldheid van de bedrijfsrevisor, bijvoorbeeld over de wil om op voorbereidende vergaderingen aanwezig te zijn, dan heb je het recht om je veto te stellen over de benoeming. Het bestuur van de onderneming moet dan een andere bedrijfsrevisor voorstellen. Aarzel niet om van dit recht gebruik te maken.
Om met kennis van zaken mee te kunnen praten over de jaarinformatie moet de werkgever je 14 dagen vóór de speciale vergadering waarop die informatie wordt besproken allerhande informatie bezorgen. Ga na of je zeker alle informatie hebt gekregen.
