ONDERNEMING /
Jaarverslagen interne en externe dienst PB
TEKST Kris Van Eyck | FOTO Mine Dalemans | 13 DECEMBER 2023 | LEESTIJD: 4 minuten
/Start van je kiescampagne
Als je in het Comité PB van je onderneming zetelt, dan is het ondertussen bijna vier jaar geleden dat je werd verkozen. Werd het werk in die vier jaar veiliger en gezonder of ging er toch af en toe nog iets mis? Dit is een goed moment om alles een keer op een rijtje te zetten. Om bij de ACV-campagne voor de sociale verkiezingen je realisaties in het Comité PB in de verf te zetten, maar ook om je doelen voor de komende vier jaar op tafel te leggen. Je kan onder andere gebruik maken van de jaarverslagen van de preventiediensten om het preventiebeleid van de laatste jaren te evalueren. 15 dagen voor de comitévergadering van februari moet je opnieuw het jaarverslag van de interne preventiedienst ontvangen.
Het is nodig om jaarlijks het preventiebeleid van de onderneming tegen het licht te houden. Worden alle risico’s voor de veiligheid en de gezondheid voldoende aangepakt? Worden de afgesproken preventiemaatregelen uitgevoerd zoals het moet? Zijn er de laatste tijd misschien nieuwe problemen ontstaan? Op basis van de antwoorden op deze vragen kunnen het globaal preventieplan en het jaarlijks actieplan bijgestuurd worden. Op het einde van je mandaat in het Comité PB moet je kritisch kijken naar wat het Comité PB realiseerde. Gebruik de preventieplannen en de jaarverslagen van de laatste jaren om met de militantengroep punten te geven aan de veiligheid en gezondheid in de onderneming. Wat gaat goed, wat kan beter? Welke pluimen mag je op je ACV-hoed steken? Welke verbeteringen wil je de komende jaren realiseren? Deel het resultaat van deze evaluatie zeker met alle collega’s in de onderneming. Zo kan je inhoud geven aan je kiescampagne voor de verkiezingen van het Comité PB in mei 2024.
De jaarverslagen
In de tabellen bij dit artikel kan je zien welke jaarverslagen je moet ontvangen, wie deze verslagen opmaakt en de timing ervan.
De verantwoordelijkheid voor het tijdig ontvangen van deze documenten ligt bij de voorzitter van het Comité PB, de werkgever. Over de wijze waarop deze documenten worden bezorgd aan de comitéleden maak je best afspraken in het huishoudelijk reglement. Kijk dus nog eens grondig na of het huishoudelijk reglement hierover regels bevat. Krijgt iedereen bijvoorbeeld een exemplaar of wordt voorzien in één exemplaar per delegatie? De verslagen zijn misschien ook digitaal ter beschikking. Voor bepaalde technische bijlagen van de verslagen kan het volstaan dat ze ter inzage liggen.
Een begrijpelijke samenvatting is soms veel interessanter. Let wel, alle effectieve comitéleden hebben wettelijk gezien het recht om al deze documenten vooraf te ontvangen. Je bepaalt zelf hoe je het wil.
-//-
“Wat gaat goed, wat kan beter? Welke pluimen mag je op je ACV-hoed steken? Welke verbeteringen wil je de komende jaren realiseren?”
_
Op voorhand een tijdschema voor de besprekingen in het Comité PB opstellen is een aanrader. Het is onmogelijk om al deze informatie te bespreken op één vergadering. Bespreek bijvoorbeeld het verslag van de interne dienst PB in de vergadering van de maand februari en het verslag van de externe dienst PB in maart. Zorg alleszins dat het Comité PB zijn advies geeft vooraleer de verslagen tegen einde maart ter beschikking moeten zijn voor de inspectie welzijn op het werk. Bereid de bespreking in het Comité PB goed voor. Praat hierover in de kern, organiseer een speciale voor-vergadering, win advies in bij de preventieadviseur, de arbeidsarts, enz. Ook het ACV kan helpen.
Vraag via je secretaris naar de ACV-welzijnsdeskundige die je kan bijstaan.
Het jaarverslag van de interne dienst PB
(art. II.7-24, 2° en bijlage II.1-3 van de Codex Welzijn)
De interne dienst PB moet vijftien dagen vóór de vergadering van februari een jaarverslag bezorgen aan elk gewoon (=effectief) lid van het Comité PB.
De werkgever moet vóór 1 april dit jaarverslag ter beschikking houden van de inspectie welzijn op het werk. Vóór 1 mei moeten de gewone en plaatsvervangende leden van het Comité PB, de gewone en plaatsvervangende leden van de ondernemingsraad én de vakbondsafvaardiging een afschrift ontvangen.
De belangrijkste elementen in het jaarverslag zijn:
• inlichtingen betreffende de onderneming;
• de ongevallen op de arbeidsplaats;
• de ongevallen op de weg van en naar het werk;
• de gezondheid van de werknemers: als er een jaarverslag van de arbeidsgeneeskundige dienst bestaat, volstaat het om dit in bijlage toe te voegen;
• de veiligheid: voorstellen ter verbetering en het gevolg dat eraan werd gegeven, de controles door de technische controleorganismen,...;
• hygiëne en verfraaiing: vragen, adviezen, klachten, analyses en controles, bezoeken, suggesties,...;
• de preventie van de psychosociale belasting veroorzaakt door het werk;
• de aangewende vormings-, voorlichtings- en propagandamiddelen;
• informatie over documenten, inlichtingen, vorming en propaganda aan de werknemers, de voornaamste thema’s van het jaarlijks actieplan, enz.
Het jaarverslag van de externe dienst PB
De externe dienst PB moet een jaarlijks activiteitenverslag opstellen voor elke onderneming die zij opvolgt die meer dan 50 werknemers telt (ARAB, art. 121 §3). Dit activiteitenverslag wordt ook voorgelegd in het Comité PB. Voor de bespreking hiervan wordt geen tijdschema weergegeven in de wetgeving. Dit gebeurt best zo vroeg mogelijk in het jaar, want het moet samen met het jaarverslag van de interne dienst PB ten laatste vanaf 1 april ter beschikking worden gehouden voor de inspectie toezicht welzijn op het werk.
In tegenstelling tot het jaarverslag van de interne dienst PB, is er voor het verslag van de externe dienst PB geen model vastgelegd. Het bevat in ieder geval de informatie over het gezondheidstoezicht en over de preventie van de psychosociale risico’s wanneer de preventieadviseur psychosociale risico’s tot de externe dienst PB behoort. Dit laatste gaat over de risicoanalyses, de voorgestelde preventiemaatregelen, de incidenten en de psychosociale interventies. Al deze informatie wordt toegevoegd aan het jaarverslag van de interne dienst PB.
Ook moet de arbeidsarts jaarlijks een kwantitatief en kwalitatief verslag over de collectieve aspecten van re-integratie voorleggen. Het Comité PB is wettelijk verplicht om minstens éénmaal per jaar, in aanwezigheid van de arbeidsarts, te overleggen over de mogelijkheden voor aangepast of ander werk op collectief niveau. Dit om een doeltreffend re-integratiebeleid te ontwikkelen (art. I.4-79 van de Codex Welzijn).
De externe dienst PB is tot slot verplicht om een online inventaris bij te houden van alle uitgevoerde prestaties (art. II.3-37 van de Codex Welzijn). Het Comité PB kan deze inventaris steeds opvragen bij de werkgever (art. II.3-38 van de Codex Welzijn).
