Sinds 1 januari 2026 moet het arbeidsreglement bepalen door wie en hoe vaak de werkgever contact houdt met een zieke werknemer. Deze verplichting maakt deel uit van het ‘actief afwezigheidsbeleid’ dat de federale regering via nieuwe wetgeving rond (langdurige) ziekte wil invoeren (zie Vakbeweging 1013).

Hoewel het op zich om een beperkte en praktische bepaling gaat, raakt ze aan een complex dossier. Hoe zorg je ervoor dat de werkgever zieke collega’s niet opjaagt in plaats van hen te ondersteunen bij hun terugkeer naar werk? Wat als een werknemer liever geen contact wil? En hoe verhoudt dit alles zich tot andere wetgeving, zoals de GDPR?

Laat deze bepaling daarom niet te snel en ondoordacht opnemen in het arbeidsreglement, maar gebruik ze als aanleiding om sociaal overleg op te starten over een breder en sterker preventie- en collectief re-integratiebeleid.

Hefboom voor een akkoord rond preventie- en re-integratiebeleid

Het enige wat structureel helpt tegen ziekte-uitval op het werk is een sterk en geïntegreerd preventiebeleid en een collectief re-integratiebeleid. Als dat ontbreekt, zal het contacteren van zieke werknemers weinig helpen of de situatie zelfs verergeren. Een mogelijke strategie is daarom om te onderhandelen over een cao rond preventie en een collectief re-integratiebeleid, waarnaar de nieuwe verplichte bepaling in het arbeidsreglement kan verwijzen.

In zo’n akkoord kunnen maatregelen worden opgenomen die vandaag vaak ontbreken, zoals metingen van presenteïsme (ondanks fysieke of psychische gezondheidsproblemen toch naar het werk komen), duidelijke regels en garanties rond progressieve werkhervatting, een versterkt beleid voor oudere werknemers op basis van cao 104, meer mogelijkheden voor afwezigheid om medische consultaties, en een rem op niet-constructief of mogelijk discriminerend preventie- en re-integratiebeleid, zoals het automatisch inzetten van controleartsen of het gebruik van contractbeëindiging wegens medische overmacht.

Meer dan de helft van de werkgevers heeft nu geen collectief re-integratiebeleid, terwijl dit nochtans wettelijk verplicht is. Heeft jouw werkgever dat nog niet, neem dit dan best meteen mee in de onderhandelingen.

Omschrijf duidelijk wie contact mag nemen

Een eerste bepaling die in het arbeidsreglement moet staan, is wie het contact met de zieke werknemer onderhoudt. Het is aangewezen om te bepalen dat dit niet de directe leidinggevende is, of meer algemeen niemand uit de hiërarchische lijn van de werknemer. Het functioneren of gedrag van een leidinggevende is immers regelmatig een verklarende factor voor ziekte-uitval. Diezelfde persoon het contact laten onderhouden kan een ongezonde situatie versterken.

Neem daarom best een opsomming op van functies die dit contact wel kunnen opnemen, zoals de vertrouwenspersoon, de ombudsman of -vrouw, een personeelsvertegenwoordiger of een HR-medewerker. Wanneer een personeelsvertegenwoordiger het contact onderhoudt, is dat een belangrijk voordeel om oneigenlijke werkgeversdruk tegen te gaan. Dan moet die persoon uiteraard wel de regels rond vertrouwelijkheid respecteren en goed begrijpen wat de GDPR-wetgeving hierover bepaalt.

-//-

“Het enige wat structureel helpt tegen ziekte-uitval op het werk is een sterk en geïntegreerd preventiebeleid en een collectief re-integratiebeleid. Als dat ontbreekt, zal het contacteren van zieke werknemers weinig helpen of de situatie zelfs verergeren.”

_

Sneller contact is niet noodzakelijk beter

Een tweede verplichte bepaling gaat over de frequentie van het contact. Nog belangrijker dan de frequentie is echter het moment van de eerste contactname. In tegenstelling tot wat beleidsmakers vaak beweren, is een snellere opvolging van een zieke werknemer niet noodzakelijk beter. Genezen kost tijd, en de aandacht moet in de eerste plaats naar herstel gaan. Zeker wanneer de oorzaak van de ziekte werkgerelateerd is, is het niet vanzelfsprekend dat de werknemer snel contact wil met de werkgever.

Neem daarom in het arbeidsreglement een minimale wachtperiode op vooraleer een eerste contact wordt toegelaten, bijvoorbeeld acht weken. Dat is ook de periode waarin de arbeidsarts en de adviserend arts de werknemer doorgaans bevragen over de mogelijkheid tot werkhervatting.

In de tussentijd blijven de andere wettelijke stappen en contacten gewoon lopen, zoals de ziektemelding met ziektebriefje, de brief en uitnodiging van de preventiedienst na vier weken ziekte en eventuele stappen richting werkhervatting via de arbeidsarts die hierover zelf contact opneemt met de werkgever.

Contact houden is geen medische opvolging

We merken dat sommige werkgevers deze nieuwe wetgeving aangrijpen om een dossier over de zieke werknemer op te bouwen – al dan niet met het oog op ontslag.

Nochtans mogen deze contacten wettelijk enkel dienen om de terugkeer naar werk te ondersteunen. Het is expliciet verboden om via deze weg te controleren of werknemers ‘echt’ om gezondheidsredenen afwezig zijn.

Ook volgens de GDPR-wetgeving mogen via deze contacten geen persoonsgegevens worden verwerkt die betrekking hebben op de gezondheidstoestand van de werknemer. Werkgevers die dat toch doen, overtreden de GDPR. In principe moet de werkgever enkel kunnen aantonen dat er contact is geweest en dus niet meer registreren dan wie contact opnam en wanneer.

Om oneigenlijke (werkgevers)druk of ongeoorloofde vragen te vermijden, is het aangewezen dat het contact verloopt via een personeelsvertegenwoordiger. Minstens moet in het arbeidsreglement staan dat bij de contactname van zieke werknemers ook vermeld moet worden dat zij recht hebben op bijstand van hun personeelsvertegenwoordiger of vakbond.”

Voorgaand akkoord van werknemer voor gebruik privégegevens

Een moeilijke kwestie is het gebruik van privé-contactgegevens door de werkgever wanneer de werknemer dat niet wenst. Een wettelijke verplichting kan voor de GDPR een rechtsgrond vormen voor verwerking van persoonsgegevens, maar de werknemer heeft vooraf geen toestemming gegeven voor het gebruik van zijn of haar privégegevens en kan die toestemming individueel ook niet vrij geven.

Ook voor de werkgever is het daarom nuttig dat hierover in het sociaal overleg duidelijke afspraken worden gemaakt, bijvoorbeeld dat de werknemer vooraf expliciet akkoord moet gaan met het gebruik van zijn of haar privécontactgegevens.

Wat met het recht op

Tot slot is er een praktische en juridische spanning tussen de nieuwe regels rond actief afwezigheidsbeleid en de bestaande wetgeving over het recht op deconnectie. Die spanning is vooral groot wanneer de onderneming valt onder een sectorale cao waarin het recht op deconnectie ook geldt tijdens periodes van schorsing van de arbeidsovereenkomst, zoals bij ziekte. In dat geval primeert wat in de sectorale cao is vastgelegd over het contacteren van zieke werknemers op eventuele afspraken die op ondernemingsniveau worden gemaakt.

Lees ook het artikel 'Zieke werknemers: nieuwe regeringsmaatregelen van kracht' (Vakbeweging 1013)