DANS L’ENTREPRISE /
Infos économiques et financières annuelles: les documents à recevoir
TEXTE Frank Cosaert | PHOTO Rudi Van Beeck | 17 AVRIL 2024 | TEMPS DE LECTURE: 4,5 MINUTES
Dans toutes les entreprises qui disposent d’un conseil d’entreprise (qu’il s’agisse de sociétés, d’associations, etc.), le chef d’entreprise doit remettre chaque année des informations au conseil d’entreprise 15 jours avant la réunion spéciale consacrée aux informations annuelles concernant l’entreprise et le groupe dont elle fait éventuellement partie. Voici une liste de contrôle pratique.
Concernant l’entreprise
Dans la liste ci-dessous, vous pouvez cocher les documents et informations que vous avez reçus:
• un rapport écrit qui commente les modifications intervenues dans les informations de base (telles que décrites aux articles 4 à 14 de l’AR du 27/11/1973);
• les comptes annuels: ceux-ci se composent du bilan, du compte de profits et pertes, des annexes
• le bilan social reprenant les données sur le nombre de personnes occupées selon le régime de travail, le nombre d’heures prestées, les frais de personnel, les mouvements de personnel, les intérimaires, les initiatives de formation. Ces données sont ventilées selon le genre.
• le rapport annuel ou le rapport du conseil d’administration aux actionnaires, dans lequel le conseil d’administration rend des comptes sur sa gestion;
• le rapport de contrôle du commissaire (réviseur) dans lequel celui-ci déclare si les comptes annuels sont un reflet fidèle de la situation de l’entreprise;
• le rapport de certification du commissaire (réviseur) dans lequel celui-ci indique si l’ensemble des informations annuelles du conseil d’entreprise (CE) est complet et correct (art. 3:83 §2 du Code des sociétés et des associations);
• la déclaration et les commentaires du commissaire (réviseur) dans laquelle celui-ci réalise une analyse financière de l’entreprise et la commente à l’intention des membres du CE (art 3:83 §3 du Code des sociétés et des associations). La loi n’impose toutefois pas que cette déclaration et ces commentaires soient présentés par écrit; un exposé oral est éventuellement possible également;
• si applicable, un rapport concernant les aides publiques: aussi bien les incitants fiscaux et financiers (subsides en intérêts, primes en capital, subsides) que les mesures destinées à réduire les cotisations sociales;
• lorsque les données relatives aux comptes de profits et pertes sont établies par sous-ensemble, elles doivent également être communiquées. (art. 22 de l’AR du 27/11/1973). Est appelée «sous-ensemble» de l’entreprise une section qui dispose d’un certain degré d’indépendance, tel que par exemple son propre budget. Les sous-ensembles peuvent aussi être déterminés par le CE;
• Le cas échéant, un rapport sur les aides publiques: tant les mesures d’encouragement fiscales et financières (bonifications d’intérêts, primes en capital, subsides) que les mesures visant à réduire les cotisations sociales.
• les informations annuelles conformément à la CCT n° 9 du 9 mars 1972 relative à la structure de l’emploi (en fonction du genre, de la catégorie d’âge, de la catégorie socioprofessionnelle, etc.), l’évolution de l’emploi (entrants, sortants, mutations) et les renseignements sur les perspectives d’emploi pour l’année à venir, ainsi que les informations sur les mesures sociales prises ou prévues en matière d’emploi;
• la fiche ONSS (trillium): cette fiche reprend des données concernant les mesures en faveur de l’emploi pour lesquelles l’employeur est assujetti à l’ONSS. L’ONSS envoie la fiche chaque année à l’entreprise entre le 1er février et le 10 mars. Elle doit aussi être communiquée au CE. La fiche mentionne pour chaque catégorie les réductions de cotisations sociales dont l’entreprise a pu bénéficier;
• le rapport d’analyse de la structure des rémunérations (le rapport sur l’écart salarial): il s’agit d’un rapport bisannuel, qui doit aussi être publié cette année et qui présente séparément les données salariales pour différentes catégories d’hommes et de femmes. Ce rapport permet ainsi de déterminer s’il existe un écart salarial entre les femmes et les hommes dans l’entreprise.
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L’employeur doit vous fournir les informations économiques et financières annuelles 15 jours avant la réunion extraordinaire au cours de laquelle ces informations seront discutées. Vérifiez que vous les avez bien reçues.
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Concernant le groupe
Si l’entreprise fait partie d’un groupe, elle doit aussi fournir des informations au sujet de ce groupe.
L’entreprise doit donner les informations suivantes:
• les comptes annuels consolidés: bilan, compte de profits et pertes et les annexes;
• le rapport annuel consolidé: le rapport du conseil d’administration à l’assemblée générale des actionnaires, avec un commentaire des comptes annuels consolidés;
• le rapport de contrôle consolidé du commissaire (réviseur) concernant les comptes annuels consolidés.
L’AR du 27/11/1973 stipule en outre (art. 5, 8 et 11) que le CE doit obtenir des informations concernant les statuts, la structure financière et surtout le programme et les perspectives générales d’avenir du groupe dont il fait partie. L’article 3 de ce même AR précise également que les informations doivent permettre de situer l’entreprise dans le contexte plus large du groupe économique ou financier auquel elle appartient. Il importe particulièrement de savoir comment se porte le groupe, car ces informations peuvent avoir un impact majeur sur l’entreprise elle-même.
En principe, ces données consolidées doivent être communiquées au même moment que les comptes annuels statutaires belges, ce qui est surtout intéressant pour pouvoir effectuer une analyse complète et situer l’entreprise au sein du groupe. Toutefois, on constate souvent que ces données consolidées sont fournies avec un retard de plusieurs mois (voire pas du tout), souvent avec des arguments non valables. ll s’agit donc d’insister pour obtenir ces informations et, surtout, de veiller à ce que les informations relatives au groupe, qui deviennent de plus en plus importantes, soient aussi exhaustives que possible et transmises à temps afin qu’elles puissent être discutées lors du même conseil d’entreprise.
Rôle du réviseur
Le rôle du réviseur est de vérifier ces informations et de les expliquer au conseil d’entreprise (CE) en langage clair et compréhensible. Il convient d’en parler au réviseur et de l’inviter aux réunions préparatoires concernant les IEF.
Vérifiez également la durée du mandat du réviseur actuel. Celle-ci figure sur les premières pages des comptes annuels. Si un nouveau réviseur doit être désigné, invitez-le au CE. Le réviseur est tenu de se présenter et de répondre aux questions critiques. Si, en tant que représentant des travailleurs, vous avez des doutes sur la bonne attitude du réviseur, par exemple sur sa volonté d’assister aux réunions préparatoires, vous avez le droit de mettre votre veto à la nomination. Dans ce cas, la direction de l’entreprise doit proposer un autre réviseur. N’hésitez donc pas à exercer ce droit.
