De eerste vergadering van het nieuwe Comité PB en/of de nieuwe ondernemingsraad moet uiterlijk binnen de 43 dagen na de bekendmaking van de resultaten van de sociale verkiezingen plaatsvinden. De samenstelling van de overlegorganen, met de werknemers- en de werkgevers-afvaardiging moet uiterlijk 2 dagen na de verkiezingen worden geafficheerd. De leden van de werkgeversafvaardiging moeten één van de functies uitoefenen die zijn opgenomen in de lijst van het leidinggevend personeel, die in de onderneming werd geafficheerd tijdens de voorprocedure sociale verkiezingen. Ga tijdens de eerste vergadering na of de werkgeversafvaardiging conform die lijst is.

Huishoudelijk reglement opstellen of aanpassen

De werkingen van het Comité PB en de ondernemingsraad worden geregeld door een huishoudelijk reglement. Zowel het Comité PB als de ondernemingsraad moeten een huishoudelijk reglement voorzien. Zo’n reglement preciseert bijvoorbeeld wanneer en hoe een werknemersafgevaardigde een punt kan aanbrengen op de agenda van het overlegorgaan, wie de vergaderingen voorzit, hoe de beslissingen worden genomen (zie verder).

Het opstellen van dit reglement of de wijziging van het bestaande reglement gebeurt best op de eerste vergadering van het Comité PB en/of de ondernemingsraad. Hou er rekening mee dat het opstellen of wijzigen van het huishoudelijk reglement heel wat tijd in beslag neemt. Met een helder onomstreden reglement bespaar je evenwel heel wat tijd achteraf als problemen opduiken.

De reglementering schrijft voor wat minimaal in het huishoudelijk reglement moet worden opgenomen. Het ACV raadt aan om een aantal bijkomende punten op te nemen. In de speciale editie van Vakbeweging over het sociaal overleg op de werkvloer (Vakbeweging nr. 991 van 31 januari 2024 – te consulteren op de www.vakbeweging.be) vind je voor zowel het Comité PB als de ondernemingsraad een model van huishoudelijk reglement, met de punten die zeker moeten worden opgenomen en de extra punten die het ACV voorstelt om toe te voegen.

Vergaderkalender

Het is belangrijk om in het huishoudelijk reglement heel duidelijk de vergaderkalender op te nemen en je daaraan te houden. Zie er op toe dat het huishoudelijk reglement ook duidelijke regels vastlegt voor de voorbereidende vergaderingen die je houdt met de werknemersafgevaardigden (zonder de directie). En zie er op toe dat de vergaderkalender van het Comité PB zeker wordt overgemaakt aan de externe dienst voor preventie en bescherming op het werk, zodat de preventieadviseur-arbeidsarts deze vergaderdata in zijn of haar agenda kan inschrijven. Vergeet ook de andere deskundigen niet, zoals de milieucoördinator, waarvan de aanwezigheid regelmatig gewenst is. Wat de ondernemingsraad betreft, moeten de data van de speciale vergaderingen over de basisinformatie en de jaarlijkse informatie worden overgemaakt aan de bedrijfsrevisor, zodat die deze vergaderdata in zijn agenda kan inschrijven.

Afspraken over hoe beslissingen worden genomen

Het huishoudelijk reglement moet heel duidelijk de modaliteiten vastleggen hoe beslissingen worden genomen (met unanimiteit, met 2/3de meerderheid, …). Het is belangrijk dat daar geen onduidelijkheid over is. Elke keer de wetgeving of reglementering een akkoord van het Comité PB of de ondernemingsraad voorschrijft bepalen de modaliteiten die werden vastgelegd in het huishoudelijk reglement immers hoe dit akkoord wordt bereikt. In het Comité PB gaat het dan bijvoorbeeld om de aanduiding of vervanging van de preventieadviseur van de interne dienst of een interne milieucoördinator en in de ondernemingsraad over de aanduiding en vervanging van de bedrijfsrevisor, de uitwerking of wijziging van het arbeidsreglement, het vastleggen van de data van de collectieve vakantie of de compensatie van verlofdagen, de criteria voor aanwerving of ontslag, de planning van het betaald educatief verlof, het beheer van de sociale werken, … Zie er in elk geval op toe dat een akkoord in het Comité PB of de ondernemingsraad enkel mogelijk is als het wordt ondersteund door een (grote) meerderheid van de werknemersvertegenwoordigers.

COMITE PB

Basisinformatie over welzijn op het werk en milieubeleid

De basisinformatie omvat referentiedocumenten over het preventiebeleid van de onderneming. De leden van het Comité PB moeten hierover beschikken of ze kunnen raadplegen en hierover kunnen discussiëren vanaf de eerste vergadering van het Comité PB.

Deze basisinformatie bestaat minimaal uit:

• het globaal preventieplan (dat de resultaten van de risicoanalyses moet bevatten);

• het jaarlijks actieplan;

• het identificatiedocument van de interne dienst voor preventie en bescherming op het werk (met vermelding van taken, structuur en organisatie van de interne dienst);

• de schriftelijke overeenkomst met de externe dienst voor preventie en bescherming op het werk (met vermelding van taken, aard, omvang en minimale duur van hun prestaties, alsook de manier van samenwerken met de interne dienst PB).

Wat het milieubeleid betreft, moet je zeker over de omgevingsvergunning beschikken. Hierin vind je onder andere terug welke activiteiten een milieurisico inhouden en welke maatregelen de overheid oplegt om deze risico’s te beperken. Indien je onderneming een milieucoördinator moet hebben, bepaal in het huishoudelijk reglement dan duidelijk de rol van deze milieucoördinator in het Comité PB: wanneer aanwezig, hoe te contacteren, welke informatie, …

ONDERNEMINGSRAAD

Basisinformatie over sociaaleconomische situatie van de onderneming

Binnen de 2 maanden na de datum van de sociale verkiezingen moet je als lid van de ondernemingsraad de basisinformatie krijgen:

• de statuten van de onderneming;

• de concurrentiepositie van de onderneming;

• de productie en de productiviteit;

• het financieel verslag over de laatste 5 jaar, met daarin de balans, de resultatenrekening, de toelichting en de sociale balans, het verslag van de bedrijfsrevisor, het jaarverslag;

• de kostprijzen en de verkoopprijzen;

• de personeelskosten;

• de toekomstverwachtingen op sociaal, economisch en technisch vlak;

• het wetenschappelijke speurwerk;

• de overheidssteun;

• het organigram van de onderneming.

Deze basisinformatie wordt voorgesteld en besproken in een speciale ondernemingsraad die ten minste 8 uur duurt en die plaatsvindt ten vroegste 15 dagen en ten laatste 2 maanden na het overhandigen van de basisinformatie. Leg tijdens de eerste vergadering vast wanneer je die speciale ondernemingsraad over de basisinformatie houdt. Leg ook vast wanneer je de speciale vergadering over de jaarlijkse informatie houdt. Zorg dat de bedrijfsrevisor tijdig wordt uitgenodigd voor deze speciale vergaderingen.

Bereid vergaderingen goed voor met je ondernemingskern

Spreek onderling af welke vragen je stelt aan de directie, welke voorstellen je naar voor schuift, welke stellingen je inneemt. In je kern verenig je in de mate van het mogelijke alle ACV-afgevaardigden in de onderneming (zowel arbeiders, bedienden als kaderleden; zowel effectieven als plaatsvervangers; van zowel het Comité PB, de Ondernemingsraad als de Vakbondsafvaardiging).

ACV-brochures om je op weg te helpen

• Eerste vergadering Comité voor Preventie en Bescherming op het werk en ondernemingsraad

• Secretaris ondernemingsraad – meer dan alleen maar verslaggever

• Sociaal overleg op de werkvloer; Comité PB, ondernemingsraad en vakbondsafvaardiging (speciale editie Vakbeweging nr. 991)