Depuis le 1^er janvier 2026, le règlement de travail doit déterminer par qui et à quelle fréquence l’employeur prend contact avec un travailleur malade. Cette obligation s’inscrit dans le cadre de la «politique active de gestion des absences» que le gouvernement fédéral souhaite instaurer au moyen d’une nouvelle législation relative à la maladie (de longue durée) (voir Syndicaliste n°1013 p. 16-17).

Bien qu’il s’agisse en soi d’une disposition limitée et pratique, elle touche à un dossier complexe. Comment éviter que l’employeur ne mette la pression sur des collègues malades au lieu de les soutenir dans leur retour au travail? Que faire si un travailleur préfère ne pas être contacté? Et comment articuler cette obligation avec d’autres législations, comme le RGPD?

Il est dès lors préférable de ne pas intégrer cette disposition trop rapidement et sans réflexion dans le règlement de travail, mais de s’en servir pour engager un dialogue social sur une politique de prévention et de réintégration collective plus ambitieuse et plus solide.

Un levier pour un accord sur la politique de prévention et de réintégration

La seule réponse structurelle à l’absentéisme pour cause de maladie au travail consiste à mettre en place une politique de prévention solide et intégrée, ainsi qu’une politique collective de réintégration. En l’absence de telles politiques, le contact avec les travailleurs malades aura peu d’effet, voire pourrait aggraver la situation. Une stratégie possible consiste dès lors à négocier une convention collective de travail portant sur la prévention et la réintégration collective, à laquelle la nouvelle disposition obligatoire du règlement de travail pourra faire référence.

Un tel accord peut prévoir des mesures qui font aujourd’hui souvent défaut. Il peut, par exemple, instaurer un mesurage du présentéisme, définir des règles claires et offrir des garanties concernant la reprise progressive du travail. Il peut aussi renforcer la politique à l’égard des travailleurs âgés, notamment sur la base de la CCT n° 104. L’accord pourrait encore ouvrir davantage de possibilités de s’absenter pour des consultations médicales. Enfin, il peut mettre un frein aux politiques de prévention et de réintégration jugées non constructives ou potentiellement discriminatoires, comme le recours automatique aux médecins-contrôleurs ou l’utilisation de la rupture du contrat pour cause de force majeure médicale.

Plus de la moitié des employeurs ne disposent actuellement pas d’une politique collective de réintégration, alors que la loi l’impose. Si votre employeur n’a encore rien mis en place, abordez la question lors des négociations.

Définir clairement qui peut prendre contact

Une première disposition à inscrire dans le règlement de travail consiste à préciser qui est autorisé à maintenir le contact avec le travailleur malade. Mieux vaut préciser que cette mission ne doit pas être confiée au supérieur hiérarchique direct, ni plus généralement à une personne faisant partie de la ligne hiérarchique du travailleur. En effet, le fonctionnement ou le comportement d’un responsable hiérarchique est régulièrement un facteur expliquant l’absence pour cause de maladie. Lui demander de maintenir le contact peut dès lors renforcer une situation déjà malsaine

Il est donc préférable d’énumérer les fonctions qui peuvent assurer ce rôle, comme la personne de confiance, le médiateur ou la médiatrice, un représentant du personnel ou un collaborateur du service des ressources humaines. Confier ce rôle à un représentant du personnel présente l’énorme avantage de prévenir toute pression inappropriée de la part de l’employeur. Cette personne devra évidemment respecter strictement les règles de confidentialité et maîtriser les dispositions prévues par la législation relative au RGPD.

-//-

La seule réponse structurelle à l’absentéisme pour cause de maladie au travail consiste à mettre en place une politique de prévention solide et intégrée, ainsi qu’une politique collective de réintégration.

_

Un contact rapide n’est pas nécessairement bénéfique

Une deuxième disposition obligatoire concerne la fréquence des contacts. Toutefois, plus encore que la fréquence, c’est le moment du premier contact qui est important. Contrairement à ce que les décideurs politiques affirment souvent, un suivi plus rapide d’un travailleur malade n’est pas nécessairement bénéfique. Guérir prend du temps et l’attention doit avant tout se porter sur le rétablissement. Lorsque la maladie est liée au travail, il n’est d’ailleurs pas évident que le travailleur souhaite être contacté rapidement par son employeur.

Mieux vaut donc prévoir, dans le règlement de travail, un délai d’attente minimum avant toute prise de contact, par exemple huit semaines. Cette période correspond également au moment où le médecin du travail et le médecin-conseil abordent, généralement avec le travailleur, la question d’une éventuelle reprise du travail.

Entretemps, les autres démarches et contacts prévus par la législation continuent à s’appliquer normalement: la déclaration de maladie accompagnée du certificat médical, l’envoi de la lettre et de l’invitation du service de prévention après quatre semaines d’incapacité de travail, ainsi que les éventuelles démarches en vue d’une reprise du travail initiées par le médecin du travail, qui prend lui-même contact avec l’employeur.

Maintenir le contact n’équivaut pas à un suivi médical

Nous constatons que certains employeurs profitent de cette nouvelle législation pour constituer un dossier sur le travailleur malade, parfois dans la perspective d’un licenciement.

Or, sur le plan légal, ces contacts ne peuvent avoir qu’un seul objectif: soutenir le retour au travail. Il est explicitement interdit de s’en servir pour vérifier si les travailleurs sont «réellement» absents pour des raisons de santé

En outre, la législation relative au RGPD interdit le traitement, dans le cadre de ces contacts, de données à caractère personnel liées à l’état de santé du travailleur. Les employeurs qui ne respectent pas cette règle enfreignent la réglementation en matière de protection des données. En principe, l’employeur doit uniquement pouvoir démontrer qu’un contact a eu lieu. Il ne peut donc enregistrer que des informations limitées, comme l’identité de la personne ayant pris contact et la date du contact.

Afin d’éviter toute pression inappropriée (de la part de l’employeur) ou toute question illégitime, il est recommandé que ces contacts soient assurés par un représentant du personnel. Le règlement de travail doit au minimum préciser que, lors de toute prise de contact avec un travailleur malade, celui-ci doit être informé de son droit à se faire assister par un représentant du personnel ou par son organisation syndicale.

Accord préalable du travailleur pour l’utilisation de données privées

L’utilisation, par l’employeur, des coordonnées privées du travailleur, lorsque celui-ci ne le souhaite pas, constitue une question délicate. Une obligation légale peut certes constituer une base juridique au sens du RGPD pour le traitement de données à caractère personnel, mais le travailleur n’a pas donné préalablement son consentement à l’utilisation de ses données privées et ne peut pas non plus accorder ce consentement librement, à titre individuel.

Il est donc également dans l’intérêt de l’employeur que des accords clairs soient conclus à ce sujet dans le cadre de la concertation sociale. Il peut par exemple être prévu que l’utilisation des coordonnées privées du travailleur soit subordonnée à son accord explicite et préalable.

Qu’en est-il du droit à la déconnexion?

Enfin, il existe une tension à la fois pratique et juridique entre les nouvelles règles rela-tives à la politique active de gestion des absences et la législation actuelle sur le droit à la déconnexion. Cette tension est particulièrement marquée lorsque l’entre-prise relève d’une convention collective sectorielle qui prévoit que le droit à la déconnexion s’applique également pendant les périodes de suspension du contrat de travail, comme en cas de maladie, par exemple. Dans ce cas, les dispositions de la CCT sectorielle relatives au contact avec les travailleurs malades priment sur les éventuels accords conclus au niveau de l’entreprise.

Le règlement de travail doit au minimum préciser que, lors de toute prise de contact avec un travailleur malade, celui-ci doit être informé de son droit à se faire assister par un représentant du personnel ou par son organisation syndicale.