Mevrouw Muylaert, niet alleen juridisering, maar ook kwaliteitszorg genereert een toenemende verantwoordingsplicht in het onderwijs. Dat vraagt veel tijd en heel wat personeelsleden stellen het nut ervan in vraag. De overheid erkent het probleem. De inspectie en directies wijzen naar elkaar als verantwoordelijke. Ondertussen ervaren de mensen in het veld geen verbetering. Hoe moet dat probleem volgens u aangepakt worden?

Muylaert: “Er is geen kant-en-klare oplossing. Wat vooral belangrijk is, is dat planlast op verschillende niveaus wordt aangepakt. De overheid neemt daartoe al initiatieven. De onderwijsinspectie kijkt bijvoorbeeld na welke niet-verplichte administratie op een school wordt bijgehouden. Ons onderzoek toont echter aan dat de planlast in het onderwijs als hoog gepercipieerd blijft. Zo gaven de leraren die we bevroegen aan dat ze 33% van hun werktijd besteden aan taken die zij als planlast ervaren. Dat is alarmerend, aangezien we weten dat administratieve lasten een negatieve impact hebben op het welzijn van leraren. Daarom is het eerst en vooral aan de overheid om alle regels en voorschriften rond administratie kritisch onder de loep te nemen. Als iets immens veel tijd vraagt, maar slechts een beperkt nut heeft, moet de overheid zich afvragen of het wel waardevol is om dat nog te vragen.”

“Daarnaast zien we dat er grote verschillen zijn tussen scholen in het opleggen van extra regels en administratie. Directies dragen dus ook een verantwoordelijkheid, want zij vertalen de regels van de overheid naar de klasvloer. Verder merken we dat leraren niet altijd weten hoe gedetailleerd ze over iets moeten rapporteren. Uit angst gaan ze daardoor heel uitgebreid te werk. Het is dan ook belangrijk dat directies duidelijk communiceren wat precies verwacht wordt, zodat leraren geen onnodig extra werk leveren.”

We vinden het terecht dat belangrijke beslissingen, zoals attesten en uitsluitingen, verantwoord moeten worden. Door de angst dat die zaken aangevochten zullen worden, zien we echter dat dat motiveren zo uitgebreid wordt dat het als een molensteen rond de nek van het personeel hangt. Hoe kijkt u daar tegenaan?

Muylaert: “Leraren krijgen inderdaad het gevoel dat ze alles op papier moeten hebben staan, zodat ze ingedekt zijn mocht een leerling toch bijvoorbeeld een B- of C-attest krijgen. Het is echter een enorme werklast als je alles voor elke leerling tot in het detail moet bijhouden, ongeacht hun prestaties of gedrag. Daarom zou het volgens mij goed zijn als het strikter rapporteren enkel gevraagd wordt wanneer het wat moeilijker loopt. Zoiets moet natuurlijk afgesproken worden met de leidinggevenden. In het algemeen is het belangrijk dat directeurs het signaal geven dat, hoewel administratie belangrijk is, de onderwijskwaliteit toch prioritair is. Als leraren dat voelen, kan dat een groot verschil maken.”

Stijgende verloopintentie

Kwaliteitsvol onderwijs verstrekken is inderdaad een van de hoofdtaken van het personeel. Door planlast en de druk vanuit kwaliteitszorg, is de leraar echter minder bevlogen, heeft hij minder positieve gevoelens en ervaringen en daalt zijn betrokkenheid bij de organisatie. Kunnen we stellen dat (overdreven) kwaliteitszorg contraproductief werkt?

Muylaert: “Leraren kiezen vaak bewust voor het onderwijs omdat ze een passie hebben en willen lesgeven. Als zij dan op de werkvloer terechtkomen en merken dat ze heel veel met administratie bezig zijn, wringt dat. Het is logisch dat de overheid en de directie willen kunnen aantonen dat er oog is voor kwaliteit en willen dat leraren er bewust mee bezig zijn. Maar als de administratieve lasten te groot worden, kan dat ten koste gaan van de kwaliteit van het onderwijs. Leraren hebben dan geen tijd meer voor hun kerntaak: kwalitatief onderwijs voorzien. Bovendien is het demotiverend als ze elke dag tot ’s avonds laat bezig zijn met hun administratie. De werkdruk neemt toe en hun welzijn lijdt daaronder. Leraren moeten soms keuzes maken: breng ik mijn administratie in orde of bereid ik mijn les voor? Dat alles heeft gevolgen voor hoe zij voor de klas staan. Al bepaalt ook iemands persoonlijkheid voor een deel hoe gedetailleerd die alles zal rapporteren. Nogal wat leraren zijn perfectionistisch ingesteld. Maar als je alles heel uitgebreid doet, gaat dat wegen, niet alleen op jezelf, maar ook op je gezinsleven.”

Het lerarentekort uit zich op verschillende manieren: veel personeelsleden verlaten de job, maar ook het ziekteverzuim door stress en burn-out neemt angstwekkende proporties aan. In uw onderzoek legt u in beide gevallen de link met planlast. Kunt u dat uitleggen?

Muylaert: “Eén van de deelonderzoeken focuste specifiek op planlast die voortvloeit uit digitale leeromgevingen. Uit de interviews en enquêtes die we afnamen, bleek dat wanneer leraren veel administratieve lasten ervaren in die digitale leeromgevingen, ze zich meer emotioneel uitgeput voelen. Door dat verlies aan energie stijgt de verloopintentie. Het onderzoek toont dus een duidelijk verband tussen digitale planlast en de kans dat leraren de job verlaten. Bovendien stijgt de emotionele uitputting van leraren nog sterker wanneer ook hun directeur veel administratieve lasten ervaart. We vermoeden dat dat komt omdat directeurs die veel met administratie bezig zijn, het signaal geven dat ze dat erg belangrijk vinden, waardoor hun personeel ook heel gedetailleerd zal rapporteren.”

U pleit ervoor om de invoering van nieuwe digitale instrumenten goed af te wegen, omdat dat anders gevolgen kan hebben waarbij niemand op voorhand stilstaat. Is het een goed idee om vooraf na te gaan of nieuwe digitale instrumenten resulteren in extra planlast? Hoe kunnen onderwijsinstellingen dat checken?

Muylaert: “Enerzijds geven leraren aan dat digitale leeromgevingen bepaalde voordelen hebben, ze vergemakkelijken bijvoorbeeld de communicatie. Anderzijds wijzen ze erop dat die digitale leeromgevingen kunnen resulteren in een toename van administratieve taken. Dat komt omdat digitale leeromgevingen het zo eenvoudig maken om te rapporteren, dat er meer en meer gevraagd wordt. Soms zorgt het er ook voor dat dezelfde zaken op meerdere plekken ingegeven moeten worden of maakt het de administratie net complexer. Nochtans is het een algemene trend bij publieke organisaties om te digitaliseren wanneer ze geconfronteerd worden met heel veel administratieve lasten. Ze zien dat vaak als dé oplossing: efficiënter, kwaliteitsvoller … Terwijl dat in de praktijk niet altijd het geval is.”

“Ondertussen is men zich er wel meer en meer van bewust dat digitalisering risico’s met zich meebrengt. Zo stelde de Europese Commissie onlangs een Europese verklaring op over digitale rechten en beginselen. Maar het probleem benoemen, lost het natuurlijk nog niet op. Daarom is het belangrijk dat de mens centraal gezet wordt als er nieuwe digitale instrumenten komen. Dat geldt ook in het onderwijs. Er wordt echter nog onvoldoende rekening gehouden met de input die leraren kunnen geven over de digitale platformen, terwijl zij net weten hoe het er in de praktijk aan toegaat. Scholen zouden leraren daarom meer moeten betrekken bij de implementatie door hen te bevragen en feedback te laten geven. Het zijn tenslotte zij die elke dag met de tool moeten werken. Als die terugkoppeling er is, kan dat een grote, positieve impact hebben.”

Autonoom gemotiveerd

U pleit er ook voor om af te stappen van een constante verantwoordingsplicht en te streven naar een juiste verhouding tussen controle en vertrouwen. Ontneemt de overheid dat vertrouwen niet aan leraren door een lange reeks eindtermen op te stellen en te controleren?

Muylaert: “Momenteel zitten we op dat vlak inderdaad met een paradox. Enerzijds zegt de overheid dat ze leraren vertrouwt en beseft dat de meesten echt goed zijn in wat ze doen, maar anderzijds legt ze heel veel verplichtingen op rond verantwoording, waaronder de eindtermen die leraren echt moeten afvinken. Het is logisch dat de overheid de kwaliteit van het onderwijs wil controleren, maar door heel veel te vragen, krijgen leraren de indruk dat de overheid denkt dat ze hun job niet kunnen. Dat zorgt voor frustraties. Het is belangrijk om op zoek te gaan naar een balans tussen controle en vertrouwen. Die is vaak zoek: iedereen moet alles uitgebreid rapporteren voor die enkelingen die het niet goed doen. Leraren, die autonomie en vertrouwen vragen, kunnen zich daardoor afvragen of ze de job nog wel willen doen.”

De problematiek rond planlast is complex en allicht niet in een handomdraai op te lossen, maar we moeten ergens beginnen. Hebt u vanuit uw onderzoek en de gesprekken die u deed een paar concrete tips waarmee onze lezers aan de slag kunnen?

Muylaert: “Ik heb er enkele. Ten eerste komt uit het onderzoek naar voren dat leraren die in dezelfde school werken toch verschillende niveaus van administratieve lasten rapporteren. Dat wijst erop dat die ervaren last persoonsgebonden en subjectief is. Sommige leraren zien het nut in van bepaalde administratieve taken, waardoor het hen minder zal storen dan collega’s die dat als nutteloos ervaren. De perceptie heeft dus een grote impact op het welzijn van leraren. Directies moeten daarom duidelijk communiceren waarom leraren bepaalde zaken uitgebreid moeten registreren. Als ze de reden snappen en daar achter staan, dalen de gevolgen van de administratieve lasten op het welzijn.”

“Wat ook belangrijk is, is dat de leraar het gesprek durft aan te gaan met de directeur, eventueel samen met collega’s."

“Daarnaast toont onderzoek van mijn collega’s aan dat er een verschil is tussen externe administratieve last, namelijk regels opgelegd door de overheid, en interne administratieve last, zaken die de school bijkomend verwacht. Het welzijn van leraren lijdt minder onder wat de overheid verplicht, dan onder extra’s die de directeur vraagt. Vaak is het iets eenvoudiger om interne administratieve lasten in te perken, omdat die op relatief korte termijn door de school zelf aangepakt kunnen worden. Bij externe administratieve lasten duurt dat langer, omdat er gelobbyd moet worden, wetgeving aangepast moet worden … Daarom raad ik scholen aan om hun regels rond administratie kritisch door te nemen en zaken die niet moeten van de overheid waar mogelijk te schrappen. Daardoor zal het welzijn van de leraren stijgen.”

“Wat ook belangrijk is, is dat de leraar het gesprek durft aan te gaan met de directeur, eventueel samen met collega’s. Een kanttekening daarbij is dat de leidinggevende daar dan wel voor moet openstaan en dat er een veilige omgeving moet zijn waarin leraren naar de directeur durven te stappen om aan te geven wat ze anders willen zien.”

“Tot slot is het belangrijk dat leraren autonoom gemotiveerd zijn: ze geven les uit vrije wil, vinden het werk interessant en hebben plezier in het uitvoeren van hun taken. De directeur kan die motivatie aanwakkeren door bijvoorbeeld leraren voldoende vrijheid en uitdagend werk te geven, door opleidingen te voorzien, door positieve feedback te geven … Leraren zullen dan nog altijd last hebben van het administratieve werk, maar ze zullen zich wel meer gewapend voelen om de negatieve impact te bufferen, waardoor die kleiner wordt.”

Jolien Muylaert is doctoraal onderzoeker aan de Faculteit Economie en Bedrijfskunde van de Universiteit Gent. Ze is aan de slag bij de onderzoeksgroep HRM en organisatiemanagement, waar ze samenwerkt met professor Mieke Audenaert en professor Adelien Decramer, de promotoren van haar doctoraat. Met steun van het Fonds Wetenschappelijk Onderzoek (FWO) onderzoekt Jolien Muylaert de impact van administratieve lasten op de prestaties en het welzijn van medewerkers in de publieke sector. Het grootste deel van haar doctoraat focust op leraren en directeurs uit het secundair onderwijs, die via interviews en enquêtes bevraagd werden.